Wieso es wichtig ist Aufträge auch ablehnen zu können

Wenn ich erzähle, dass ich auch regelmäßig aufträge ablehne, auch wenn ich theoretisch Zeit hätte an dem gefragten Termin, blicke ich nicht selten in fragende Gesichter. Dabei gibt es sehr gute Gründe dafür Aufträge auch abzulehnen, meine Gründe möchte ich mit dir heute teilen.

Stell dir vor ein Kunde kontaktiert dich und ist an deinen Leistungen interessiert. Du merkst schon beim ersten Gespräch, dass er etwas schwierig ist oder dass das, was er von dir erwartet, nicht ganz deiner Kernkompetenz entspricht. Deine Auftragslage gibt es zeitlich her und und zu viel Geld verdienen kann man ja nicht. Oder du wirst für ein wirklich tolles Projekt angefragt – nur leider für einen Bruchteil deines gewöhnlichen Honorars. Nun bist du hin- und hergerissen und fragst dich: Soll ich den Auftrag annehmen oder nicht?

Als Selbstständige*r hast du es tagtäglich mit potentiellen Kund*innen und Auftraggeber*innen zu tun. Und natürlich wollen die Rechnungen am Ende des Monats bezahlt werden. Schnell kann gerade am Anfang der Druck entstehen, gut bezahlte Aufträge zu finden. Andererseits möchtest du dich auch beruflich weiterentwickeln, Neues lernen und an Projekten arbeiten, die deiner Leidenschaft entsprechen und mit denen du deinen Zielen näher kommst, sowie flexibel bleiben können – deshalb hast du dich ja für die Selbständigkeit entschieden.

Ich habe mal meinen Prozess genauer beobachtet und aufgeschrieben, wie ich mich für oder gegen Kunden entscheide und möchte dir meine Tools und Tipps hier gerne weitergeben:

1. Tipp: Kalkulation: Rechnet sich der Auftrag?

• Was bringt der dir Fianziell?

• Was kannst du damit / Wie lange kostenmäßig abdecken?

• Lohnt es sich für das Geld oder solltest du lieber die zeit in Reflexion, Wachstum und Weiterbildung von dir und deinem Unternehmen stecken?

2. Referenz: Ist der Auftrag gut fürs Image?

Ab und zu gibt es Aufträge, die nicht sehr gut bezahlt sind, aber eine tolle Referenz darstellen. Dazu gehören beispielsweise Bekannte Persönlichkeiten, Menschen mit großem Netzwerk/Reichweite, Behörden, Verbände, Einrichtungen oder Vereine. Auch wenn die Bezahlung niedriger ausfällt, kann ein Auftrag dieser Art viele Vorteile bringen, z. B. Sichtbarkeit, Zugang zu einer bestimmten Zielgruppe oder wertvolle Kontakte zu Schlüsselpersonen einer Branche. Wenn die Vorteile für dein Business klar überwiegen und du dir den Aufwand zeitlich und finanziell erlauben kannst, kann das Honorar auch mal zweitrangig sein.

3. Auslastung: Kannst du die gewünschte Leistung liefern?

Jede*r Selbstständige*r freut sich darüber, wenn die Kundenanfragen langsam mehr werden. Bevor du jedoch Ja zu einem neuen Auftrag sagst, solltest du immer erst prüfen, ob du ihn wirklich in gewohnter Qualität bis zur gewünschten Deadline erledigen kannst – ganz gleich wie verlockend das Angebot im ersten Moment erscheinen mag. Bist du bereits komplett ausgebucht und hat dein Team seine Kapazitätsgrenze erreicht? Wenn du unüberlegte Entscheidungen triffst, läufst du Gefahr, dass dein*e Kund*in am Ende unzufrieden mit dem Ergebnis ist. Damit setzt du nicht nur die Kundenbeziehung, sondern auch deinen Ruf und deine geistige Gesundheit aufs Spiel.

4. Spaß: Brennst du für das Thema?

In diese Kategorie fallen Projekte, die Freude machen, aber die nur wenig Geld bringen. Oft handelt es sich dabei um sogenannte Herzensprojekte. Vielleicht engagierst du dich auch für einen guten Zweck oder hilfst bei einer inspirierenden Veranstaltung? Diese Art von Aufträgen ist wertvoll und kann dir persönlich sehr viel geben und sorgt dafür dass du nie den Spaß an deiner Arbeit verlierst. Behalte deine Finanzen und die aufgewendete Zeit jedoch stets im Blick und achte darauf, dass Engagements dieser Art nicht die Überhand nehmen. Denke aber auch daran, dass nur weil du kein Geld mit dem einen Auftrag aktiv verdienst, auch so deine reichweite steigt, dich andere Menschen kennenlerne und ggf. gleich mehrere größere Buchungen aus diesem Auftrag entstehen können. Und denk auch an die Gesetze des Universum, wenn wir von Herzen etwas geben, dann kommt auch etwas von Herzen zu uns zurück, was uns gerade am meisten dient…

6. Positionierung: Passt der Auftrag wirklich zu mir?

Eine alte Marketing-Weisheit lautet: Wenn Du alle ansprechen willst, wirst Du niemanden erreichen.

Positionierung ist ein Begriff aus dem Marketing. Er beschreibt, wofür dein Business steht und was dich einzigartig macht (z. B. deine Geschichte, deine Vision, deine Werte). Eine strategische Positionierung hilft dir dabei, von deinen Zielkund*innen als Expert*in wahrgenommen zu werden und genau die Kund*innen anzuziehen, die zu dir passen. Gerade für kleine Unternehmen ist dies die beste Strategie, um langfristig auf dem hart umkämpften Markt zu überstehen.

Wenn Du also eigentlich für etwas ganz anderes stehst, kann es für dich besser sein dir und deinem Unternehmen treu zu bleiben und den Auftrag abzulehnen, anstatt deine Marketing Ausrichtung zu verlassen und ihn trotzdem anzunehmen.

7. Bauchgefühl: Stimmt die Chemie?

Kommen dir die Versprechen eines potentiellen Kunden zu gut vor, um wahr zu sein? Oder hast du trotz stimmiger Modalitäten ein mulmiges Gefühl? Dein erstes Gefühl ist meistens das richtige.

Wenn du es dir leisten kannst, solltest du auf deine Intuition hören und den Auftrag notfalls ablehnen. Es kann gut sein, dass du unbewusste Warnsignale wahrgenommen hast und du es mit einem unseriösen Kunden zu tun hast. Vielleicht sind deine Sorgen auch unbegründet, aber die Chemie stimmt einfach nicht. In beiden Fällen gilt: Vertrauen ist eine wichtige Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit mit Kund*innen. Fehlt das gegenseitige Vertrauen, sind Spannungen und Konflikte vorprogrammiert und aus einem guten Auftrag wird schnell ein schlechter Auftrag.

Wenn du noch am Anfang deiner Selbständigkeit stehst, bist du vielleicht noch nicht in der glücklichen Lage, dass du dir deine Aufträge aus einer Fülle von Angeboten herauspicken kannst. Die Verlockung ist groß, erst mal jeden Auftrag anzunehmen, der kommt.

Um langfristig erfolgreich zu sein, solltest du aber schon früh deine eigenen Auswahlkriterien festlegen und darauf achten, dass du dich nicht in falschen Projekten verzettelst.

Einen Auftrag ablehnen kann dir manchmal dabei helfen, deine Ressourcen zu schützen. So kannst du all deine Energie dafür nutzen, fokussiert ein profitables Business mit deinen Wunschkund*innenaufzubauen.

Falls du dich jetzt fragst, wie du aber konkret den Auftrag ablehnen kannst: Erkläre deinem oder deiner Kund*in freundlich und nachvollziehbar, warum die Zusammenarbeit in diesem Fall für dich nicht machbar ist.

Bleibe dabei freundlich und sachlich. Überlege dir, ob du auf andere Weise helfen kannst: Vielleicht kennst du andere Selbstständige, die du für das Projekt weiterempfehlen kannst? Und am Besten hast du ein Netzwerk was du immer mit bestm gewissen empfehlen kannst und was dich noch für Weiterempfehlungen bezahlt. Dann gibt es ein Win-Win-Win für alle